Sistema para Gestão de Agências

QUEIMEM OS POST ITs!

29 de julho de 2016 por André Traichel

Gestão, SiGA, Software

Por que sua agência precisa de automação de processos ainda hoje.

QUEIMEM OS POST ITs! Por que sua agência precisa de automação de processos ainda hoje

Você, gestor, já percebeu que as 24 horas do dia parecem durar 12? Quantas vezes já não nos pegamos pensando o quão bom seria se tivéssemos mais umas 8 horas diárias para, talvez, completarmos todas nossas tarefas na esperança de sobrar um tempinho pra assistir o último episódio de Game of Thrones?

Infelizmente, o problema não está na natureza, nos dias e noites com tempo pré-determinado. O problema está na forma como organizamos nossas tarefas e nossa equipe.

Olhe agora para o seu monitor. Não, não para a tela. Olhe em torno da tela. Conte quantos post its estão pendurados em volta do seu monitor. A não ser que você o esteja decorando para a Festa Junina ou queira transformá-lo numa flor (como na imagem abaixo), todos esses papeizinhos coloridos espalhados por aí são um sinal de que alguma coisa está errada.

elimine post its do seu processo automatização de processos

Será que não está na hora de botar fogo em todos esses post its e mandar todos esses lembretes, senhas, processos e o que mais estiver anotado nesses papeizinhos, pra dentro de um software de automação de processos?

 

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MAS A AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS É PRA MINHA EMPRESA?

A automação de processos deixou de ser um mero capricho ou benefício exclusivo de grandes empresas e indústrias. Organizações com processos e fluxos extremamente simples têm adotado a automação de processos e os resultados não poderiam ser mais positivos.

Além de tornar claro a gestores, diretores e colaboradores não só os mínimos detalhes do processo, a automação reduz custos e permite a obtenção de resultados em tempo real. Isso permite saber exatamente a atividade de cada um dentro do processo e mostrar para o cliente exatamente sobre o que ele está pegando.

Um dos grandes problemas nas organizações é manter um bom nível de produtividade. Já falamos disso diversas vezes em nosso blog e até já demos uma definição do que é produtividade.


Produtividade é produzir a mesma quantidade de trabalho, em um menor período de tempo.

Muitas organizações querem produzir mais e mais. Para isso, acreditam que a solução é aumentar a carga horária dos funcionários, fazer novas contratações ou trabalhar em horários extraordinários. Essa é a ideia mais tola que uma empresa poderia ter.

 

COMO A SUÉCIA ESTÁ TRABALHANDO MENOS E GANHANDO MAIS.

A Suécia provou isso tomando uma decisão que completamente contra isso. Em 2015, ela reduziu a jornada normal de trabalho de 8 para 6 horas, sem redução no salário. Um ano depois, os resultados são surpreendentes: menos faltas por motivo de saúde, redução nos pedidos de aposentadoria antecipada e pessoas “trabalhando de modo mais eficiente”.

“Ué, mas o que isso tem a ver com automação de processos?”, você deve estar se perguntando. A automação de processos serve exatamente para isso: trazer mais qualidade e mais eficiência para os processos dentro de sua empresa.

Automatizar significa tornar automático o que antes era manual. É redução de esforço humano em atividades que poderiam ser realizadas de modo automático. O foco, tanto seu quanto de sua equipe, passa a ser no que realmente importa: resultados. E com esforço e gasto financeiro muito, muito menores.

 

RESUMINDO

Para sermos mais pontuais, abaixo você vê alguns dos benefícios que você pode ter com a automação de processos dentro da sua agência.

  • Saiba o quanto cada um está fazendo e o quanto produziu, em tempo real.
  • Entregue relatórios completos para seus clientes, supervisores e equipes, com todas as horas gastas e atividades realizadas em determinado projeto.
  • Tenha o controle financeiro e administrativo em um único local.
  • Acesse em qualquer lugar com acesso à Internet, a qualquer hora, de qualquer dispositivo.
  • Crie workflows detalhados para cada equipe e atividade ou, até mesmo, para um projeto específico.
  • Documente todos os processos e atividades para posterior avaliação, melhorando fluxos e processos organizacionais.
  • Mais produtividade e eficiência na execução de atividades e projetos.

 

A CONCLUSÃO ÓBVIA

Passou da hora de usar post its para criar modelos de processos, entregar tarefas ou anotar prazos. Mande tudo isso para um serviço de automação de processos como o SiGA. Afinal de contas, existem coisas muito mais divertidas para se fazer com post its dentro do escritório…

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