Sistema para Gestão de Agências

Gestão de horas: ela vai transformar – positivamente, sua agência, sua equipe e seus clientes

29 de setembro de 2016 por André Traichel

Gestão, Publicidade, Serviços, SiGA

Descubra como investir na gestão de horas e ganhar mais, perdendo menos dinheiro.

Gestão de horas

André Traichel, um dos criadores do SiGA, publicou um artigo essa semana no Portal Administradores falando sobre a gestão de horas, especificamente em agências de publicidade.

Percebemos que esse é um assunto que muita gente ainda têm dificuldade em lidar, afinal, quando o fator DINHEIRO entra na equação, tudo fica mais complicado e delicado.

Por esse motivo, nesse artigo estão algumas dicas sobre a gestão de horas dentro da agência e como isso pode auxiliar você a encontrar o valor correto do trabalho da sua equipe, sem deixar de ser honesto com seu cliente, com seus colaboradores e, claro, sem perder dinheiro.


Em agências de propaganda existem várias formas de remuneração pelo trabalho executado. O cliente pode pagar um percentual sobre cada serviço produzido, chamados de honorários. Ou podem pagar apenas pela criação das ações e desenvolver a produção por conta.

Existe ainda o método de chamado fee – um espécie de salário fixo, pago mensalmente para a agência. Nesse método, tudo o que o cliente precisa no período, será realizado, dentro do limite imposto no contrato.

É nesse último caso que quero trazer uma questão fundamental: como descobrir se o fee que eu cobro está de acordo com a quantidade de trabalho executado pela minha agência para aquele cliente? Que medida devo utilizar para determinar o quanto minha agência deve cobrar ?

Na rotina de uma agência, os trabalhos são realizados através de PITs (Pedidos Internos de Trabalho) ou jobs, como também são chamados. Por exemplo: temos um PIT para desenvolver um folder, outro PIT para elaborar um anúncio, outro para produzir um banner, etc.

Os PITs podem ser agrupados em uma campanha, ou seja, uma ação conjunta que busca atingir um determinado fim. Um exemplo disso é a elaboração de uma campanha para a inauguração de uma loja. Para isso, é necessário desenvolver anúncios, cartazes, spots de rádio, etc., todos com o mesmo motivo.

“Mas então”, você pode pensar, “basta oferecer um fee mensal de R$ 1.000,00, onde o cliente tem direito a 10 PITs. Certo?”. Na verdade, as coisas não são tão simples assim…

Veja: peças ou campanhas possuem naturezas distintas entre si. Algumas dão mais trabalho que outras. Por conta disso, levam mais tempo para ser executadas. Fazer um cartaz é muito mais simples e rápido que desenvolver um catálogo. Essa tarefa que irá demandar muito mais serviço, profissionais e, principalmente, mais tempo.

E essa é a chave de tudo: o tempo.

 

GESTÃO DE HORAS É CONTROLE DE TEMPO E DINHEIRO

Um dos grandes problemas nas organizações é manter um bom nível de produtividade. Mas, na maioria das vezes, gestores nem se dão ao trabalho de entender o que é produtividade.

Produtividade é que produzir a mesma quantidade de trabalho em um menor período de tempo. Note essas palavras: MESMA QUANTIDADE de trabalho em um MENOR período de TEMPO.

Quando passamos a controlá-lo, alinhado a um planejamento prévio, obtemos parâmetros mensuráveis e quantitativos.

Uma vez que a planilha de horas é adotada e preenchida em cada trabalho, o gestor da agência poderá visualizar o total de tempo gasto com um cliente no período de um mês, por exemplo.

Compare o tempo gasto com o valor recebido do cliente. Você, como gestor, poderá determinar se foi vantajoso ou não desenvolver trabalhos naquele período, para aquele cliente.

Veja no exemplo abaixo os totais recebidos no período de um mês. Ao lado, a proporção de horas trabalhadas para cada cliente, neste mesmo período.

 

gráfico-andré-traichel-gestão-de-horas

 

Vemos que a Casa Criativa SD foi a segunda maior fonte de receita da agência. Mas deixou quase 50% menos dinheiro do que a CorreCorre Peças. Nas horas cadastradas, a Casa Criativa SD ocupou 42% do tempo, apenas 8% menos que o maior cliente.

Com esses dados em mãos no momento de renovar o contrato de fee, um gestor atento conseguirá renegociar os valores deste cliente. Embora ele seja o segundo maior faturamento da agência, é o que toma mais tempo de trabalho, proporcionalmente.

 

UTILIZE A AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS EM SEU FAVOR

Para obter esse tipo controle, é fundamental a adoção de um sistema de gestão. Principalmente os que oferecem integração entre setores financeiro e de produção.

Esse artigo no blog do SiGA, fala exatamente da relação entre o aumento da produtividade e do uso de softwares de gestão. Economia de tempo, dinheiro e pessoal são pontos fundamentais no gerenciamento de uma empresa e isso pode ser alcançado com esses sistemas.

Dê preferência a sistemas de gestão que gerem relatórios completos e detalhados. Com eles, gestores e sócios com pouca experiência administrativa, conseguem perceber estes pontos de discordância. O planejamento de um novo modo de cobrança e novos valores nas negociações de contratos ficam mais simples e claros.

Além da adoção de uma ferramenta para este controle, o gestor deve implantar uma cultura de registro de horas na empresa. Seus colaboradores – sejam da criação, atendimento ou qualquer outro setor – devem entender a importância do preenchimento e acompanhamento das horas trabalhadas.

A equipe deve perceber que essa nova posição da agência não é para policiá-los. O registro é um meio de fornecer informações precisas ao gestor, permitindo à agência alcançar modos corretos de remuneração. Isso garante a manutenção de todo o ambiente da empresa e um crescimento saudável, resultando em benefício dos próprios colaboradores.

O SiGA permite toda essa flexibilidade na gestão de horas. Com ele, você pode gerar relatórios de quantidade de horas trabalhadas, além de ver detalhadamente, a quantidade de PITs cada cliente solicitou em um período de tempo. Que tal experimentar gratuitamente todos os benefícios do SiGA por 7 dias? Clique no botão abaixo e aproveite!

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