Novidades

O SiGA está constantemente em melhorias em busca da melhor ferramenta possível. Nesta seção você pode acompanhar todas as nossas atualizações e novas implementações no SiGA.

A gestão da sua agência de forma otimizada

Controle todas as etapas do seu negócio, de onde estiver.

O email que você informou não é válido

Como fazer a gestão da agência com o SiGA!

O SiGA na gestão da agência

Para ajudar na gestão da agência de comunicação com o SiGA, elaboramos um roteiro do fluxo que você pode seguir no sistema. Este roteiro é bem básico e pode variar MUITO de acordo com os processos já adotados na sua empresa e está baseado no plano COMPLETO. Se não for o seu caso, o processo será semelhante, apenas com menos etapas.

Lembre-se também que alguns passos são essenciais antes do uso do SiGA.

1) O pedido

O cliente solicitou que sua agência crie uma campanha de inauguração de sua nova loja. O atendimento então vai até a reunião e recolhe os briefings. Esta campanha será composta de 3 peças: um flyer, um anúncio e um banner. Com isto em mãos, ele cria no SiGA a Campanha, definindo o cliente, nome e cria os PITs de cada peça, na parte inferior abaixo da situação. Se ele já tiver as verbas definidas, pode colocar nos campos adequados;

2) Criando PIT

Como sugerimos sempre, crie um PIT por peça, para que a Pauta reflita exatamente a quantidade de trabalho que tem na agência e você tenha a possibilidade de remanejar se necessário. No PIT, coloque as tarefas para todos os envolvidos, como por exemplo uma tarefa para que o produtor gráfico faça o Orçamento do flyer e dos banners e para que a mídia faça o Plano de Mídia do anúncio; Na Pauta você terá todos os PITs ativos, indicando os prazos e quem é o responsável. Em MEUS TRABALHOS, aparecerá apenas aquilo em que o usuário está envolvido.

3) Envolvendo outros departamentos

A partir deste ponto, os vários departamentos podem trabalhar simultâneamente ou um após o outro. A criação trabalhando e interagindo com o PIT para fazer os layouts enquanto a produção e mídia fazem seus respectivos trabalhos. Então para uma boa gestão da agência de comunicação:

a) PRODUÇÃO: cria, a partir do PIT, a Cotação para enviar à gráfica com os itens. Quando a gráfica enviar os valores, o produtor então conclui a Cotação e a partir dela, cria e completa o Orçamento (ORÇ). Com o ORÇ pronto e em aberto, pode entregar ou avisar o atendimento que os orçamentos estão prontos. Se for o caso, ele pode também fazer um Orçamento de Serviços (ORÇS), onde constará o quanto a agência cobrará pelos seus serviços.

b) MÍDIA: cria o Plano de Mídia para programar as inserções ou cria, a partir do PIT, a Autorização de Mídiaespecífica do anúncio. Com estes documentos prontos e em aberto, avisa o atendimento para que ele encaminhe ao cliente.

4) Levando e trazendo do cliente

Uma vez que se tem tudo – ou a medida que se tem, depende do seu processo – deve-se encaminhar ao cliente os PDFs gerados. Se tiver alterações no layout, utilize o ALTERAR PIT dentro da peça desejada; se os Orçamentos foram aprovados assim como a parte de mídia, aprove os documentos para que sejam geradas as faturas no financeiro.

5) Produzindo o material gráfico ou enviando os anúncios

Depois que a parte de criação e finalização estiver pronta, o produtor gráfico pode fazer um Pedido de Produção (PP) para enviar à gráfica, junto com os arquivos finais. O PP pode ser feito a partir do ORÇ, como mostrada na videoaula. Quando o serviço – no nosso exemplo o flyer e os banners – forem entregues, o produtor gráfico coloca o PP como concluído. Com isto as cobranças/pagamentos necessários serão enviados automaticamente ao faturamento. No caso da mídia, segue o mesmo princípio. Uma vez com o arquivo pronto, aprova-se a autorização de mídia para que seja enviado ao faturamento e então se envia os arquivos ao veículo.

6) Concluindo PITs e campanhas

Mas quem dá como encerrado um PIT e quando? Isto pode variar: pode ser o arte-finalista quando entrega os arquivos para o fornecedor/produtor gráfico/mídia; ou o atendimento quando vê o anúncio publicado e os materiais entregues. Isto vai depender do seu processo. As campanhas normalmente são colocadas como inativas pelo atendimento ao final de toda a ação.

7) Fazendo as cobranças, pagamentos, etc

Para a boa gestão da agência de comunicação, o faturamento deve ser cuidado. Quando os documentos PP, ORÇS, FEE e Mídias são aprovados/concluídos, eles geram faturas que podem ser encontrados no item FATURAMENTO, do menu Financeiro. Lá o responsável por fazer cobranças e a movimentação de caixa da sua empresa pode alterar ou se estiver tudo certo, fazer o lançamento disto, que então estará presente nos Lançamentos e assim constando nos relatórios financeiros, fluxo de caixa etc.

Uma vez lançados, é lá que o responsável cuidará o que deve ser pago ou recebido e assim dar baixa daquilo que for necessário. Também é nos lançamentos que se pode gerar boletos, importar extrato bancário e cuidar dos saldos das contas ou ainda criar lançamentos de recebimentos ou pagamentos caso seu plano não conte com todos os documentos de produção e mídia.

Observações gerais:

  • – não deixe de ver as videoaulas para saber os detalhes de cada documento;
  • – se a sua empresa utiliza o fee como forma de remuneração e não faz orçamentos para cada serviço, utilize o FEE no menu ATENDIMENTO, como mostramos aqui;
  • – a Proposta é um documento onde a agência propõe fazer algo, ainda sem os valores exatos! Veja mais aqui;
  • – as horas podem ser cadastradas em qualquer documento, tanto por play/stop quando inseridas manualmente. Explicamos aqui como funciona;

 


Quer ver mais como o SiGA pode ajudar sua agência de propaganda? Crie sua conta e teste grátis!

Publicado em 25 de julho de 2017

Muitos pedidos de clientes nas novidades de maio!

Neste dia 25 de maio colocamos no ar uma atualização do SiGA, nosso sistema para gestão de agências de propaganda. Desta vez, nos preocupamos em colocar no ar diversos pequenos pedidos de clientes, visando melhorar o fluxo interno do trabalho com mudanças que à primeira vista podem parecer sutis, mas que para o uso no dia-a-dia facilitam muito o trabalho de quem utiliza o sistema. Dois novos recursos devem ser destacados:

Possibilidade vincular a campanha a um grupo de pessoas

Agora uma campanha pode ser vinculada à um grupo de clientes. Então por exemplo, se sua empresa trabalha com uma rede de supermercados, você pode ter a campanha relacionada ao grupo que foi criado no cadastro do SiGA, mas se precisar pode fazer os documentos de produção e mídia independentes para cada membro do grupo (filial). No final, você poderá fazer o relatório de campanha completo ou individual.

PIT recorrente em um determinado período nos dias da semana desejados.

Se você tem um trabalho que se repete de tempos em tempos, você poderá agora repetir um PIT. Ao clicar em REPETIR, como mostrado na figura, você deverá indicar quais dias da semana e em qual período você quer que ele seja duplicado. O SiGA então irá criar novos PITS, nas datas referidas, duplicando o conteúdo atual e depois você poderá fazer as modificações necessárias, lembrando que não haverá vínculo entre eles:

Além disto temos mais novidades. Vamos então à lista!

  • – Possibilidade de compartilhar os modelos de PIT com o cliente: agora, se você tem usuário-externo cadastrado, poderá compartilhar modelos para que ele abra os PITs baseado no que estiver criado. Este compartilhamento funcionará para TODOS os usuários-externos.
  • – Adicionada a peça na pauta e adicionando o campo para a pesquisa da peça: agora você poderá pesquisar pela PEÇA na pauta e ordená-la também por este critério;
  • – Adicionado o filtro por atividade dos fornecedores na pesquisa dos pedidos de produção;
  • – Adicionada a opção ‘Relógio de Rua’ no campo espécie na mídia externa;
  • – Campo “Colunas” pode ser preenchido com valor quebrado no formulário de mídia impressa do tipo jornal;
  • – Adicionado o campo CPF/CNPJ na pesquisa dos cadastros;
  • – Adicionado o campo “Planejamento” como opção de pesquisa nas Publicações;
  • – Adicionado o título ‘Proposta Técnica’ para o PDF e compartilhamento do Orçamento de Serviços;
  • – Agora, o responsável do Planejamento (da Gestão de Conteúdo) é adicionado como participante ao gerar um PIT da publicação;
  • – Exibindo o total de inserções para cada peça e para cada veículo no PDF do Plano de Mídia;
  • – Para o acompanhamento na agenda, foi adicionado na mídia simplificada um campo para data de última veiculação;
  • – Controle de tráfego agora pode ser exportado para PDF;
  • – O Plano de Mídia agora pode ser compartilhado com o cliente caso ele tenha um usuário-externo;
  • – Possibilidade de adicionar informações de mídia no PIT gerado a partir de uma publicação da Gestão de Conteúdo;

Publicado em 25 de maio de 2017

Exportação da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é destaque do mês no SiGA.

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é uma realidade já presente em diversos municípios brasileiros e deverá ser a única opção de emissão nos próximos anos. Desenvolvida em parceria entre a Receita Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), numa tentativa de padronizar o modelo, a emissão de notas eletrônicas diminui a papelada e agiliza os processos fiscais e tributários.

Pensando nisto, hoje colocamos no SiGA um novo recurso nos planos Completo e Médio: a exportação de NFS-e!

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Publicado em 27 de abril de 2017

Painel: o andamento do seu trabalho em apenas um lugar.

Neste final do mês de março atualizamos o SiGA com uma nova e muito interessante área do sistema: o Painel!

Agora você terá várias informações da situação de PITs, eventos, comentários em todos os documentos, lembretes, tudo em um único lugar e esse é apenas o começo! Nossa intenção é facilitar a tomada de decisões e a gestão do trabalho, possibilitando que painéis como esse estejam em diversas áreas do sistema, para que tanto o colaborador quanto o gestor tenham uma idéia mais ampla de como está se comportando o fluxo de trabalho na agência de publicidade, agilizando assim todo o processo.

Painel do SiGA
O seu dia-a-dia, em um só lugar.

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Publicado em 23 de março de 2017

Mesclar clientes, Minha conta e mudança do Orçamento no SiGA!

Neste final de novembro algumas atualizações muito solicitadas por nossos clientes e que agilizarão ainda mais alguns processos dentro do sistema.

Mesclar clientes

Um pedido recorrente era a possibilidade de mesclar um cadastro de cliente a outro, unindo assim tudo o que foi feito. Casos como clientes duplicados ou fusão entre empresas, o MESCLAR se localiza na lateral direita do formulário, ao alterar o cadastro. Esta ação é irreversível e o cadastro que você selecionou será removido e todos os seus contatos, anotações, arquivo, documentos e outros dados serão transferidos para o cadastro que você escolheu:

mesclar

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Publicado em 29 de novembro de 2016